Topik Khusus Dalam Pemodelan Rea

Pemodelan REA Siklus Produksi

Ada empat peristiwa utama yang disertakan dalam sebuah diagram REA siklus produksi khusus yaitu:

a. Pengeluaran bahan baku

b. Penggunaan tenaga kerja dalam produksi

c. Penggunaan mesin dan peralatan dalam produksi

d. Produksi produk jadi baru, direpresentasikan oleh peristiwa Work-in-process.

Tiga entitas khusus yang menyimpan bagian penting kekayaan intelektual perusahaan manufaktur, yaitu: dokumen bahan baku, daftar operasi pekerjaan, dan daftar operasi mesin. Hubungan antara entitas dokumen bahan baku dengan entitas bahan baku maupun persediaan barang jadi adalah 1:N. Setiap baris pada entitas dokumen bahan baku menspesifikasikan banyaknya bahan baku tertentu yang diperlukan untuk membuat produk jadi. Sehingga, setiap baris merepresentasikan informasi yang akan ditemukan dalam satu baris daftar dokumen bahan baku. Faktanya bahan baku yang sama mungkin digunakan dalam 5 produk berbeda dengan jumlah penggunaan yanng berbeda pula untuk setiap pembuatan produk. dikaitkan kebanyak peristiwa berbeda atas pengeluaran.

Hubungan antara peristiwa bahan baku dan pengeluaran bahan baku adalah M:N karena bahan baku yang sama dapat dikaitkan ke banyak peristiwa berbeda atas pengeluaran bahan baku tersebut. Sebaliknya, sering kali keseluruhan bahan baku berbeda yang diperlukan untuk memproduksi sebuah produk dipergunakan pada waktu yang sama, karenanya satu peristiwa pengeluaran bahan baku dapat ditautkan ke banyak baris berbeda dalam tabel bahan baku. Hubungan antara sumber daya persediaan barang jadi serta entitas daftar operasi pekerjaan dan daftar operasi mesin adalah 1:N. Hubungan tersebut merefleksikan fakta bahwa setiap baris dalam entitas daftar merepresentasikan informasi mengenai sebuah aktivitas tertentu yang diperlukan untuk membuat sebuah produk tertentu.

Model Data Sumber Daya Manusia / Penggajian Kombinasi

Entitas peristiwa waktu pengerjaan dibutuhkan untuk menghitung penggajian. Peristiwa waktu yang dipergunakan digunakan untuk akuntansi biaya, agar secara tepat menentukan biaya tenaga kerja (pada perusahaan manufaktur, entitas peristiwa ini sering disebut operasi pekerjaan). Peristiwa lainnya mempresentasikan pentingnya aktivitas SDM.

Entitas Siklus SDM

• Entitas pegawai dihubungkan hampir ke setiap entitas lain pada diagram tersebut, merefleksikan pentingnya para pegawai untuk organisasi. Entitas pegawai menyimpan banyak data yang secara khusus ditemukan dalam berkas induk pegawai (penggajian): nama, tanggal dipekerjakannya, tanggal lahir, tarif gaji, jabatan, supervisor, jumlah tahunan, potongan, dan informasi mengenai pengurangan sukarela.
• Entitas keterampilan berisi data mengenai keterampilan kerja berbeda yang berguna bagi organisasi. Hubungan antara keterampilan dan pegawai ini dimodelkan sebagai hubungan M:N karena seorang pegawai munkin memiliki sejumlah keterampilan kerja (yaitu seorang pemogram mungkin masih dalam beberapa bahasa yang berbeda) dan sebaliknya, beberapa pegawai mungkin memiliki keterampilan yang sama.
• Entitas peristiwa pelatihan merepresentasikan berbagai seminar, pogram pelatian, dan peluang lain yang diberikan kepada para pegawai untuk mengembangkan dan memelihara keterampilannya. Hubungan antara entitas pegawai dan pelatihan adalah M:N karena seorang pegawai tertentu dari waktu ke waktu akan menghadiri sejumla kursus pelatiahn tetapi beberapa pegawai munkin menghadiri kelas pelatian kursus yang sama. Hubungan antara entitas keterampilan dan pelatihan adalah 1:N karena setiap kursus dirancang untuk mengembangkan suatu keterampilan tertentu, tetapi setiap keterampilan mungkin diajarkan di banyak waktu yang berbeda.

Keuntungan Penerapan Model REA dalam Aktivitas Bisnis

1. Pendekatan REA dalam memodelkan proses-proses bisnis membantu para manajer berfokus pada berbagai elemen kunci dari economic events dan mengidentifikasi berbagai aktivitas yang tidak menambahkan nilai yang bisa dihilangkan dari operasi. Dengan meningkatkan efisiensi operasional masing-masing department kemudian akan menghasilkan kelebihan kapasitas yang bisa diarahkan untuk meningkatkan produktivitas perusahaan secara keseluruhan.

2. Penyimpanan baik data keuangan maupun nonkeuangan dalam database bersama mengurangi kebutuhan untuk pengumpulan data, penyimpanan data, dan prosedur pemeliharaan data.

3. Dengan menyimpan data keuangan dan nonkeuangan mengenai berbagai aktivitas bisnis dalam bentuk yang rinci memungkinkan jangkauan keputusan manajemen yang lebih luas dengan cara mendukung berbagai pandangan pengguna.

4. Model REA memberikan data yang lebih relevan, tepat waktu, dan akurat bagi para manajer. Hal ini berarti akan menjadikan layanan pelanggan yang lebih baik, produk-produk yang berkualitas lebih baik, dan proses produksi yang lebih fleksibel.

Read More»

Desain Database Menggunakan Model Data Rea

Proses Desain Database.

Tahap pertama terdiri dari perencanaan awal untuk menetapkan kebutuhan dan kelayakan pengembangan sistem baru. Tahap ini mencakup penilaian awal mengenai proposal kelayakan teknologi dan ekonomi.

Tahap kedua mencakup identifikasi kebutuhan informasi para pemakai, menetapkan lingkup sistem baru yang diajukan, serta menggunakan informasi yang berkaitan dengan perkiraan jumlah pemakai dan volume transaksi, untuk membantu Anda membuat keputusan awal mengenai persyaratan hardware dan software.

Tahap ketiga mencakup pengembangan berbagai skema berbeda untuk sistem yang baru, pada tingkat konseptual, eksternal, dan internal.

Tahap keempat mencakup penerjemahan skema tingkat internal ke struktur database sesungguhnya, yang akan diimplementasikan ke dalam sistem yang baru tersebut. lni juga merupakan tahap pengembangan aplikasi baru.

Tahap kelima, (implementasi) mencakup seluruh aktivitas yang berhubungan dengan mentransfer data dari sistem sebelumnya ke database SIA yang baru, menguji sistem yang baru, dan melatih para pegawai mengenai cara penggunaarmya.

Tahap keenam, atau tahap terakhir berkaitan dengan penggunaan dan pemeliharaan sistem yang baru. Tahap ini mencakup pengawasan yang hati-hati atas kinerja sistem baru dan kepuasan pemakai, untuk menetapkan kebutuhan untuk meningkatkan dan memodifikasi sistem.

Peran Akuntan dalam Proses Desain Database

Pada tahap perencanaan, akuntan menyediakan informasi yang digunakan untuk mengevaluasi kelayakan proyek yang diajukan, dan juga terlibat dalam membuat keputusan mengenai hal tersebut.

Di dalam analisis mengenai persyaratan dan tahap desain, akuntan berpartisipasi dalam mengidentifikasi kebutuhan informasi pemakai, mengembangkan skema logis, mendesain kamus data (data dictionary), serta menentukan pengendalian.

Akuntan dengan keahlian SIA yang baik dapat berpartisipasi dalam tahap pengkodean (coding).

Selama tahap implementasi, akuntan dapat membantu menguji keakuratan database yang baru tersebut dan program aplikasi yang akan menggunakan data tersebut.

Terakhir, akuntan menggunakan sistem database untuk memproses transaksi, dan kadang-kadang bahkan membantu mengelolanya.

Model Data REA

Model data REA (Resource Event Agent)secara khusus dipergunakan dalam desain database SIA sebagai alat pembuatan model konseptual yang fokus pada aspek semantik bisnis yang mendasari aktivitas rantai nilai suatu organisasi.

Model data REA(Resource Event Agent) memberikan petunjuk dalam desain database dengan cara mengidentifikasi entitas apa yang seharusnya dimasukkan ke dalam database SIA, dan dengan cara menentukan bagaimana membuat struktur antar entitas dalam database tersebut.

Jenis-jenis Entitas dalam REA

Model data REA(Resource Event Agent) mengklasifikasi entitas ke dalam tiga kategori, yaitu: sumber daya (resource) yang didapat dan dipergunakan organisasi, kegiatan (event) atau aktivitas bisnis yang dilakukan organisasi, dan pelaku (agent) yang terlibat dalam kegiatan tersebut.

contoh mengenai ketiga entitas:

Sumber daya (resource) adalah hal-hal yang memiliki nilai ekonomi bagi organisasi. Di dalam Gambar DD-3, kas dan persediaan adalah entitas sumber dayanya. Mesin dan perlengkapan, pasokan, gudang, pabrik, dan tanah adalah contoh-contoh sumber daya organisasional umum lainnya.

Kegiatan (event) adalah berbagai aktivitas bisnis yang informasinya ingin dikumpulkan perusahaan untuk tujuan perencanaan dan pengendalian. Terdapat dua entitas kegiatan dalam Gambar DD-3: penjualan dan tanda terima kas.

Pelaku (agent) adalah entitas jenis ketiga dalam model REA. Pelaku adalah orang-orang dan organisasi yang terlibat dalam kegiatan yang informasinya ingin didapatkan untuk tujuan perencanaan, pengendalian, dan evaluasi.

Membangun diagram REA untuk siklus transaksi tertentu terdiri dari empat langkah berikut:

• Langkah-1: Identifikasi pasangan kegiatan pertukaran ekonomi yang mewakili hubungan dualitas dasar memberi-untuk-menerima, dalam siklus tersebut.
• Langkah-2: Identifikasi sumber daya yang dipengaruhi oleh setiap kegiatan pertukaran ekonomi dan para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut.
• Langkah-3: Analisis setiap kegiatan pertukaran ekonomi untuk menetapkan apakah kegiatan tersebut harus dipecah menjadi suatu kombinasi dari satu atau lebih kegiatan komitmen dan kegiatan pertukaran ekonomi. Apabila perlu, ganti kegiatan pertukaran ekonomi aslinya dengan rangkaian kegiatan komitmen dan pertukaran ekonomi yang dihasilkan dari pemecahan kegiatan tadi.
• Langkah-4: Tetapkan kardinalitas (cardinalities) setiap hubungan.

Read More»

Sistem Buku Besar Dan Pelaporan

PENGERTIAN

Siklus buku besar dan pelaporan terdiri atas kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pemutakhiran (updating) rekening-rekening buku besar dan pembuatan laporan yg merupakan ikhtisar hasil operasi perusahaan.

Siklus ini berinteraksi dengan siklus lain dan berbagai pihak, baik eksternal maupun internal.

Siklus ini menerima berbagai informasi dari sumber lain : 

• Informasi mengenai transaksi regular (siklus pendapatan, pengeluaran, sistem produksi, akuntansi biaya, dan sistem persediaan). 
• Bagian keuangan yaitu transaksi pendanaan dan investasi 
• Departemen anggaran (berupa data anggaran) 
• Kepala departemen keuangan (berupa transaksi penyesuaian)

Tujuan sistem buku besar : 

a. Untuk mencatat transaksi akuntansi dengan tepat dan akurat 

b. Untuk memposting pada rekening yang tepat 

c. Untuk menjaga keseimbangan jumlah dalam sisi debit dan kredit 

d. Mengakomodai kebutuhan pembuatan jurnal penyesuian 

e. Untuk menyediakan laporan keuangan yang tepat

AKTIVITAS BUKU BESAR DAN PELAPORAN 

Empat aktivitas dasar yang dilakukan dalam sistem buku besar dan pelaporan menunjukkan sistem online umum yang digunakan untuk melakukan aktivitas-aktivitas tersebut. Dari empat aktivitas tersebut tiga diantara aktivitas pertamanya yakni menyajikan langkah-langkah dasar dalam siklus akuntansi, yang menghasilkan produksi rangkaian laporan keuangan tradisional. Aktivitas menunjukkan bahwa, sebagai tambahan dari laporan keuangan untuk pemakai eksternal, SIA menghasilkan laporan untuk pihak manajemen internal juga. Selanjutnya setiap aktivitas ini akan dipelajari secara lebih terinci.

Aktivitas pertama dalam sistem buku besar adalah memperbarui buku besar. Aktivitas memperbarui terdiri dari memasukkan ayat jurnal yang berasal dari dua sumber :

1. Subsistem Akuntansi. 

Setiap subsistem akuntansi yang membuat ayat jurnal untuk memperbarui buku besar. Secara teori, buku besar dapat diperbarui setiap saat tiap terjadinya transaksi. Akan tetapi praktiknya, berbagai subsistem akuntansi biasanya memperbarui buku besar dengan membuat ayat jurnal ringkasan yang menyajikan hasil dari semua transaksi yang terjadi selama suatu periode waktu tertentu. Contohnya,subsistem siklus pendapatan akan menghasilkan ayat jurnal ringkasan yang mendebit piutang usaha dan kas serta mengkredit penjualan untuk semua penjualan yang dilakukan selama periode pembaruan. 

2. Bendahara. 

Bagian bendahara membuat ayat jurnal satu per satu untuk memperbarui buku besar atas transaksi nonrutin seperti penerbitan atau pengeluaran utang, pembelian atau penjualan saham investasi, atau perolehan saham perbendaharaan.

Aktivitas kedua dalam sistem buku besar adalah memasukkan berbagai ayat jurnal penyesuaian (AJP). AJP berasal dari kantor kontroler, setelah neraca saldo dibuat. 

Aktivitas ketiga dalam sistem buku besar dan pelaporan adalah membuat laporan-laporan keuangan. Laporan laba-rugi dibuat pertama, dengan menggunakan data dari saldo akun.

Read More»

Siklus Manajemen SDM Dan Penggajian

Siklus manajemen Sumber daya manusia dan penggajian adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan manajemen yang efektif atas tenaga kerja.

3 fungsi dasar dari SIA pada siklus SDM/penggajian adalah:

• Pemrosesan data transaksi tentang aktivitas karyawan
• Menjaga aset organisasi
• Penyediaan informasi untuk pengambilan keputusan

Tugas-tugas siklus manajemen SDM/Penggajian :

• Merekrut dan mempekerjakan pegawai baru
• Melatih
• Memberikan tugas pekerjaan
• Memberikan kompensasi (penggajian)
• Mengevaluasi kinerja
• Memberhentikan pegawai, secara sukarela atau dipecat

Aktivitas Siklus Penggajian :

• Perbarui File Induk Penggajian
• Perbarui Tarif dan Pemotongan pajak
• Validasi Data Waktu dan Kehadiran
• Mempersiapkan Penggajian
• Membayar Gaji
• Hitung Kompensasi dan Pajak yang Dibayar Perusahaan
• Keluarkan Pajak Penghasilan dan Potonagn Lain-Lain

Fungsi utama kedua dari SIA dalam manajemen SDM / penggajian adalah menyediakan pengendalian internal yang memadai agar dapat memastikan terpenuhinya tujuan-tujuan berikut ini :

• Semua transaksi penggajian diotorisasi dengan benar.
• Semua transaksi penggajian yang dicatat valid.
• Semua transaksi penggajian yang valid dan diotorisasi dicatat
• Semua transaksi penggajian dicatat secara akurat.
• Peraturan pemerintah terkait yang berhubungan dengan pengiriman pajak dan pengisian laporan penggajian serta MSDM telah dipenuhi.
• Aset (baik kas dan data) dijaga dari kehilangan atau pencurian.
• Aktivitas siklus manajemen SDM / penggajian dilakukan secara efisien dan efektif.

Bagian-bagian yang terkait dalam siklus pengeluaran kas adalah :

1. Petugas Absensi

2. Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM)

3. Karyawan

4. Pemerintah

5. Asuransi

6. Bank

7. Pimpinan

Data-data yang dibutuhkan dan dihasilkan dari siklus pengeluaran kas :

1. Daftar absensi&lembur karyawan

2. Daftar gaji&lembur karyawan

3. Daftar Pajak Penghasilan Terutang

4. Daftar Asuransi dibayar dimuka

5. Slip Penggajian

6. Slip Pajak Penghasilan

7. Slip Asuransi

8. Laporan Penggajian

Job Description Siklus Penggajian :

1. Petugas Absensi

• Menjaga bagian check lock / finger print

• Mengecek absensi karyawan

• Membuat daftar absensi karyawan

• Membuat daftar lembur karyawan

2. Manajemen Sumber Daya Manusia

• Membuat daftar gaji karyawan

• Membuat daftar upah lembur karyawan

• Menghitung Pajak Penghasilan Pribadi Karyawan

• Menghitung Biaya Asuransi Karyawan

• Menyerahkan dokumen-dokumen tersebut diatas

• Menyetor uang ke bank

• Membuat laporan penggajian

3. Karyawan

• Menerima slip penggajian

• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

• Mengecek dan mengambil uang di bank

4. Pemerintah

• Menerima slip pajak penghasilan

• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

• Mengecek dan mengambil uang di bank

5. Asuransi

• Menerima slip biaya asuransi

• Membuat revisi apabila ada kesalahan penghitungan

• Mengecek dan mengambil uang di bank

6. Bank

• Menerima daftar gaji&lembur karyawan

• Menerima daftar pajak penghasilan karyawan

• Menerima daftar biaya asuransi karyawan

• Mentransfer uang ke masing-masing departemen yang bersangkutan

• Membuat slip gaji&lembur karyawan

• Membuat slip pajak penghasilan karyawan

• Membuat slip biaya asuransi karyawan

• Menyerahkan slip-slip tersebut diatas ke perusahaan (bagian MSDM)

7. Pimpinan

• Menerima laporan penggajian dari bagian Manajemen Sumber Daya Manusia

• Mengecek laporan penggajian

• Membuat revisi dan menguji laporan tersebut apabila ada kesalahan

Keputusan-keputusan Penting, Kebutuhan Informasi, dan Model Data

Salah satu fungsi SIA adalah memberikan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan. Sistem penggajian harus didesain untuk mengumpulkan dan mengintegrasikan data biaya dengan jenis informasi lainnya agar memungkinkan pihak manajemen membuat jenis keputusan berikut:

1. Kebutuhan pegawai di masa mendatang

2. Kinerja pegawai

3. Moral pegawai

4. Efisiensi dan efektivitas pemrosesan penggajian

• Beberapa informasi biasanya diberikan oleh sistem penggajian.

• Informasi lainnya, seperti data tentang keahlian pegawai, biasanya diberikan oleh sistem manajemen SDM.

• Informasi lainnya, seperti data mengenai moral pegawai, biasanya tidak dikumpulkan baik oleh sistem manajemen SDM / penggajian.

Read More»

Siklus Produksi

Pengertian Siklus Produksi

Siklus Produksi adalah serangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berkaitan dengan proses pembuatan produk dan terjadi secara terus-menerus. Keberadaan system informasi akuntansi sangat penting dalam siklus produksi, dengan system informasi akuntansi membantu menghasilkan informasi biaya yang tepat dan waktu kerja yang jelas.

Untuk dijadikan masukan bagi pembuat keputusan dalam perancanaan produk atau jasa yang dihasilkan, berapa harga produk tersebut, dan bagaimana perencanaan penyerapan dan alokasi sumber daya yang diperlukan, dan yang sangat penting adalah bagaimana merencanakan dan mengendalikan biaya produksiserta evaluasi kinerja terhadap produktifitas yang dihasikan.

Kegiatan Siklus produksi

Peranan akuntan perusahaan dalam kegiatan siklus produksi umumnya berada pada siklus akuntansi biaya, namun peranan lain tetap dituntut kepada mereka untuk saling berkoordinasi dengan siklus lain.

Arus informasi yang yang masuk ke siklus produksi dari siklus lain, yaitu:

• Siklus pendapatan menyediakan informasi mengenai order customer dan perkiraan penjualanuntuk digunakan dalam perencanaan produksi dan persediaan.
• Siklus pengeluaran menyediakan informasi untuk memperoleh bahan mentah dan mengontrol pengeluaran lain yang termasuk overhead pabrik.
• Siklus penggajian menyediakan informasi tentang biaya karyawan dan ketersediaannya,

Arus informasi yang datang dari siklus pengeluaran adalah

• Siklus pengeluaran menerima informasi tentang kebutuhan akan bahan mentah.
• Siklus pendapatan menerima informasi dari siklus produksi tentang barang jadi yang tersedia untuk dijual.
• Siklus penggajian menerima informasi tentang tersedianya tenaga kerja.
• Buku besar dan sistem pelaporan menerima informasi tentang harga pokok produksi.

Peran SIA dalam Siklus Produksi

• Bauran produk
• Produk apa yang ingin diproduksi
• Penetapan harga produk
• Berapa HPP sampai produk selesai dibuat
• Alokasi dan perencanaan sumber daya (contoh apakah membuat atau membeli)
• Apakah jita akan membeli produk lalu dijual / membuat / memproduksi sendiri lalu dijual
• Manajemen Biaya
• Merencanakan / mengalokasikan biaya – biaya yang timbul.

PROSEDUR SIKLUS PRODUKSI

Fungsi ketiga dari SIA adalah untuk memberikan informasi yang berguna untuk mengambilan keputusan. Dalam siklus produksi, informasi biaya adalah dibutuhkan oleh para pemakai internal dan eksternal. Kebanyakan sistem akuntansi biaya awalnya telah didesain untuk memenuhi permintaan pelaporan keuangan.

PENGENDALIAN SIKLUS PRODUKSI

Fungsi kedua dari SIA dirancang dengan baik adalah untuk memberikan pengendalian yang cukup untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan tersebut terpenuhi :

• Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
• Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
• Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.

Tujuan Siklus Produksi

Adapun tujuan siklus produksi :

• Semua produksi dan perolehan aktiva tetap diotorisasi dengan baik.
• Persediaan barang dalam proses dan aktiva tetap dijaga keamanannya.
• Semua transaksi siklus produksi yang valid dan sah akan dicatat.
• Semua transaksi siklus produksi dicatat dengan akurat.
• Catatan yang akurat dipelihara dan dilindungi dari kehilangan.
• Aktivitas siklus produksi dilakukan secara efisien dan efektif.

Read More»

Siklus Pengeluaran Pembelian Dan Pengeluaran Kas

A. Pengertian Siklus Pengeluaran 

Siklus Pengeluaran adalah aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data yang terkait dengan pembelian dan pembayaran barang dan jasa. 

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi : 

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar 

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar 

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi 

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh 

Fungsi dari Siklus Pengeluaran itu sendiri terdiri dari : 

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

4. Menyiapkan pengeluaran kas 

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan 

B. Aktivitas Bisnis Siklus Pengeluaran 

Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Menerima dan menyimpan barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan) 

Aktivitas Permintaan Pembelian Barang dan Jasa 

Aktivtas permintaan pembelian barang dan jasa dilakukan dengan menggunakan dokumen Purchase Requisition. Dokumen ini berisi daftar pemesanan yang, meliputi tujuan pengiriman barang, tanggal pemesanan, nama dan jenis barang dan kuantitas pemesanan. Prosedurnya adalah tiap-tiap departemen diperbolehkan mengisi dokumen Purchase Requisition atas persetujuan dari manajernya. Setelah itu dokumen Purchase Requisition diserahkan ke departemen pembelian barang untuk dipesankan. 

Hal ini dilakukan agar kebutuhan tiap-tiap departemen dapat terpenuhi dan juga merupakan pengendalian perusahaan agar dapat tidak terjadi penggandaan pemesanan barang ke supplier. 

Ada 2 jenis metode pengendalian persediaan atau perlengkapan yaitu: 

a. Metode Pengendalian Tradisional 

Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]). Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan 

b. Metode Pengendalian Altenatif 

a. MRP (material requirement planning) 

¶ Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. 

b. JIT (just in time) 

¶ Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan. 

Perbedaan mendasar antara system JIT dan MRP 

Kebutuhan Informasi

• Fungsi ketiga dari SIA adalah menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan.

• Kegunaan dalam siklus pengeluaran berarti bahwa SIA harus memberikan informasi operasional yang dibutuhkan untuk melakukan fungsi-fungsi berikut ini :

– Menetapkan kapan dan seberapa banyak tambahan persediaan yang akan dipesan.

– Memilih pemasok yang tepat untuk pesanan.

– Memverifikasi akurasi faktur dari vendor.

– Memutuskan apakah diskon pembelian harus dimanfaatkan.

– Mengawasi kebutuhan arus kas untuk membayar kewajiban yang belum diselesaikan.

• Sebagai tambahan, SIA harus memberikan informasi evaluasi strategis dan kinerja berikut ini:

– Efisiensi dan efektivitas bagian pembelian 

– Analisis kinerja pemasok, seperti pengiriman tepat waktu dan kualitas.

– Waktu yang digunakan untuk memindahkan barang dari area penerimaan ke produksi.

– Persentase diskon pembelian yang dimanfaatkan.

1. Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

Nama Fungsi Unit Organisasi Pemegang Fungsi

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas

2. Fungsi pencatatan utang

3. Fungsi keuangan

4. Fungsi akuntansi biaya

5. Fungsi akuntansi umum

6. Fungsi audit intern

7. Fungsi penerimaan kas Bagian pemasaran atau bagian-bagian lain 

- Bagian utang

- Bagian kasa

- Bagian akuntansi biaya

- Bagian akuntansi umum

- Bagian audit intern

- Bagian kasa

Keterangan :

1. Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi pencatatan utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan.

2. Fungsi pencatatan utama

Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3. Fungsi keuangan.

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur.

4. Fungsi akuntansi biaya

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5. Fungsi akuntansi umum

Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6. Fungsi audit intern

Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggung jawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

Referensi :

http://christinapandu.blogspot.com/2011/11/siklus-pengeluaran-pembelian-dan.html

Read More»

Siklus Pendapatan Penjualan Dan Penerimaan Kas

SIKLUS PENDAPATAN

Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang tejadi secara berulang-ulang terkait dengan penyerahan barang dan jasa kepada para pelanggan dan menerima semua bentuk pelunasan yang diterima dari pelanggan dapat diartikan sebagai siklus pendapatan. 

menyediakan barang atau jasa sesuai dengan kesepakatan antara penjual dengan pembeli pada waktu dan tempat serta harga yang sesuai merupakan aktivitas utama dalam kegiatan siklus pendapatan. Untuk memberikan layanan kepada pembeli

maka pimpinan perusahaan harus melaksanakna kebijakan sebagai berikut: 

1. Memastikan bahwa produk telah sesuai dengan kebutuhan dan keinginan pelanggan.

2. Menjaga agar persedian barang atau jasa tersedia setiap saat.

3. menetapkan syarat-syarat penyerahan barang kepada pembeli.

4. Menetapkan harga yang tinggi.

5. menentukan fasilitas penawaran secara kredit dan kredit maksimal.

6. berapa banyak kredit yang harus diberikan? Menentukan syarat-syarat penjualan kredit yang harus dipenuhi.

7. Menentukan jumlah pembayaran yang maksimal.

Pihak perusahaaan dalam kegiatan ini selalu mempelajari dan melakukan evaluasi mengenai efektivitas proses siklus pendapatan. data dan informasi yang diterima harus akurat dan dapat dipercaya serta relevan untuk digunakan sebagai pengambilan keputusan oleh pimpinan.

Menurut Romney ( 2005 ), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pendapatan, yaitu:

1. Mendapatkan dan memproses data mengenai berbgai aktifitas bisnis,

2. Menyimpan dan mengatur data tersebut untuk mendukung pengambilan keputusan,

3. memberikan pengawasan untuk memastikan keandalan data serta menjaga sumber daya perusahaan.

Semua yang berkaitan dengan rangkaian aktifitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi yang terjadi secra berulang-ulang terkait dengan penerimaan barang dan jasa dari pemasok dan membayar semua bentuk pelunasan yang diserahkan kepada pemasok dapat diartikan sebagai siklus pengeluaran. 

Siklus pengeluaran bertujuan untuk menekan biaya perlengkapan, dan biaya-biaya pemelihraan persediaan barang digudang, biaya perlengkapan, dan biaya-biaya lain dalam benuk pengeluaran atas pelayanan yang diterima perusahaan. Untuk dapat menekan semua biaya diatas, maka manajemen harus membuat beberapa keputusan penting sebagai berikut :

1. Menentukkan jumlah persediaan dan perlengkapan yang aman.

2. Menentukkan pemasok yang betul-betul memberikan pelayanan yang baik.

3. Menentukkan penempatan di mana persediaan disimpan.

4. Lakukan pembelian secara lintas unit dapat menekan harga pokok pembelian.

5. Mengoptimalkan pemanfaatan tekhnologi dan informasi agar terjadi efisiensi.

6. Mengendalikan ketersediaan uang tunai untuk mendapatkan potongan pembelian.

7. Lakukan pengelolaan arus kas untuk memeudahkan pelunasan ke pemasok.

Selai itu, pengawasan dan evaluasi yang dilakukan oleh pimpinan terkait dengan efisiensi serta efektifitas proses siklus pengeluaran yang membutuhkan kemudahan akses ke pangkalan data terinci mengenai sumber daya yang digunakan dalam siklus pengeluaran, kegiatan mempengaruhi sumber daya tersebut, serta para pelaku yang terlibat dalam kegiatan tersebut. 

Selanjutnya, agar dapat berguna dan relevan untuk pengambilan keputusan, data harus akurat, andal, dan tepat waktu.

Menurut Romney ( 2005 ), ada tiga fungsi dasar SIA dalam siklus pengeluaran, yaitu sebagai berikut :

1. Memperoleh dan memproses data mengenai berbagai aktivitas bisnis.

2. Menyimpan dan mengatur data untuk mendukung pengambilan keputusan.

3. Menyediakan fungsi pengendalian untuk memastikan keandalan data dan penjagaan atas sumber daya perusahaan.

A. SIKLUS PENDAPATAN 

Siklus ini bertujuan untuk mengetahui perinciian saat terjadinya proses penagihan kas berlangsung dan diterimanya pendapatan.

1. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan

a. Menerima Pesanan Penjualan 

Dimulai dengan adanya penerimaan pesanan dari pelanggan yang kemudian diproses oleh bagian pesanan penjualan untuk dipertanggung jawabkan kepada wakil direktur bagian pemasaran.

1) Menerima Pesanan 

banyak cara meningkatkan efisien dan efektifitas proses entri pesana penjulan. Salah satunya adalah mengizinkan pelanggan memasuki data pesanan penjualan sendiri ( dalam penjualan melaului website ). Cara lain menggunakan elektronik data interchange (EDI) untuk berhubungan langsung dengan pelanggan. Semua data yang dibutuhkan untuk memproses pesanan dikumpulkan dan dicatat secra akurat. Untuk itu, perlu diadakan pemeriksaan tentang :

a. mencocokan informasi dalam file induk pelanggan file persediaan barang.

b. memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan telah tercantum secar lengkap.

c. perifikasi kuantitas yang dipesan dengan riwayat penjualan barang pelanggan yang bersangkutan.

2) Persetujuan Kredit

Penjualan secara kredit banyak dilaksanakan dalam praktik bisnis perusahaan. Biasanya dibuat batas kredit untuk setiap pelanggan catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuan untuk membayar. Biasanya terdapat otorisasi khusus untuk menyetujui kredit bagi para pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas maksimal kredit pelanggan tersebut.

3) Memeriksa ketersediaan persediaan

Langkah berikutnya menetapkan apakah jumlah persediaan barang cukup memenuhi pesanan, agar dapai diinformasikan kepada pelanggan kapan pesanannya akan dikirim. Apabila ketersediaan barang tidak mencukupi pesanan tersebut maka dibuat pemesanan ulang untuk

berang tersebut. Ketika ketersediaan barang sudah bisa dipastikan, maka buat kartu pengambilan barang yang berisi daftar jenis barang-barang beserta jumlah barang yang dipesan.

4) Menginformasikan kepada pelanggan

Pelayanan pelanggan adalah hal yang penting bagi perusahaan, untuk itu perusahaan dapat menggunakan sistem Customer Relationship Management ( CRM ) mendukung proses penting dalam menjawab permintaan pelanggan. Sistem ini mengatur data terinci mengenai pelanggan hingga data dapat digunakan untuk memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal kepada pelnggan.

b. Pengiriman

1) Mengambil dan mengepak pesanan

Pegawai bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang mengidentifikasi produk serta berapa banyak pesanan yang dikeluarkan dari gudang. Para pegawai begian gudang akan mencatat jumlah setiap barang yang diambil. Barang kemudian dipindahkan ke bagian pengiriman.

2) Pengiriman pesanan

Bagian pengiriman akan memeriksa jumlah fisik persediaan barang dengan jumlah yang tertera dalam kartu pengambilan barang dengan jumlah yang ditujukkan pada salinan pesanan penjualan yang dikirim langsung ke bagian pengiriman berdasarkan pesanan penjualan. Tembusan pengemasan memuat jumlah dari keterangan setaip barang yang dimasukkan kedalam daftar pengiriman. Menyiapkan dokumen pengiriman yang merupakan kontrak resmi dan menyatakan bahwa terdapat tanggung jawab atas sejumlah barang yang dikirim.

c. Penagihan dan Piutang Usaha

Aktivitas yang terjadi pada piutang usaha adalah sebagi berikut:

1) Penagihan

Aktivitas penagihan adalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Dalam aktivitas penagihan, dokumen dasar yang dibuat adalah faktur penjualan yang menginformasikan kepada pelanggan tentang sejumlah kewajiban mereka dari transaksi yang terjadi serta kapan dan dimana mereka akan melunasinya. 

2) Perawatan dan piutang

Fungsi penting data piutang usaha adalah menggunakan berbagai informasi yang terdapat pada faktur penjualan sehingga memudahkan melakukan pendebitan dan mengkredit rekening tersebut saat penerimaan tagihan. Ada dua perlakuan untuk memelihara data piutang usaha tersebut, yaitu menggunakan metode faktur terbuka dan menggunakan metode pembayaran total.

d. Tagihan Kas

Siklus akhir pendapatan adalah penerimaan tagihan kas. Penerimaan kas dan cek dari pelanggan dapat saja dicuri dengan mudah oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Untuk itu dapat digunakan beberapa langkah alternatif untuk mengurangi risiko pencurian tersebut. Antara lain sebagai berikut :

1) Menugaskan staf bagian surat-menyurat untuk mempersiapkan daftar pengiriman uang, Yaitu dokumen yang mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini kebagian piutang usaha.

2) Pengamanan pencurian kiriman uang pelanggan oleh karyawan perusahaan dengan membuat sistem lockbok ( merupakan sebuah alamt pos yang dituju pelanggan ketika menyerahkan uang mereka ) di bank. Penggunaan lockbox ini juga akan meningkatkan manajemen arus kas. Dengan adanya lockbox, akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang pelanggan sebelum penyimpanan. Namun petugas khusus setiap tanggal jatuh tempo tagihan harus memeriksa kontak ini.

Read More»

Pengauditan Sistem Informasi Berbasis Komputer

Audit Sistem Informasi Berbasis Komputer 

Audit merupakan sebuah kegiatan yang melakukan pemerikasaan untuk menilai dan mengevaluasi sebuah aktivitas atau objek seperti implementasi pengendalian internal pada sistem informasi akuntansi yang pekerjaannya ditentukan oleh manajemen atau proses fungsi akuntansi yang membutuhkan improvement.

Audit Sistem Informasi adalah sebuah proses yang sistematis dalam mengumpulkan dan mengevaluasi bukti-bukti untuk menentukan bahwa sebuah sistem informasi berbasis komputer yang digunakan oleh organisasi telah dapat mencapai tujuannya.

dimana Pengertian Audit itu sendri yaitu :

Suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara objektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan dan kejadian ekonomi.

AUDIT SISTEM INFORMASI

Merupakan suatu proses pengumpulan dan pengevaluasian bukti-bukti yang dilakukan oleh pihak yang independen dan kompeten untuk mengetahui apakah suatu sistem informasi dan sumber daya terkait, secara memadai telah dapat digunakan untuk:

a. melindungi asset.

b. menjaga integritas dan ketersediaan sistem dan data.

c. menyediakan informasi yang relevan dan handal.

d. mencapai tujuan organisasi dengan efektif.

e. menggunakan sumber daya dengan efisien.

f. Tujuan audit SIA adalah untuk meninjau dan mengevaluasi pengendalian internal yang melindungi sistem tersebut.

g. Ketika melaksanakan audit sistem informasi, para auditor harus memastikan tujuan-tujuan berikut ini dipenuhi :

   • Perlengkapan keamanan melindungi perlengkapan komputer, program, komunikasi, dan data dari       akses yang tidak sah, modifikasi, atau penghancuran. 

   • Pengembangan dan perolehan program dilaksanakan sesuai dengan otorisasi khusus dan umum           dari pihak manajemen.

   • Modifikasi program dilaksanakan dengan otorisasi dan persetujuan pihak manajemen. 

   • Pemrosesan transaksi, file, laporan, dan catatan komputer lainnya telah akurat dan lengkap.

   • Data sumber yang tidak akurat atau yang tidak memiliki otorisasi yang tepat diidentifikasi dan           ditangani sesuai dengan kebijakan manajerial yang telah ditetapkan.

   • File data komputer telah akurat, lengkap, dan dijaga kerahasiaannya.

Sifat Audit

Asosiasi akuntansi Amerika mendefinisikan auditing sebagai berikut :

a. Auditing adalah sebuah proses sistemeatis untuk secara obyektif mendapatkan dan mengevaluasi bukti mengenai pernyataan perihal tindakan dan transaksi bernilai ekonomi, untuk memastikan tingkat kesesuaian antara pernyataan tersebut dengan kriteria yang telah ditetapkan, serta mengkomunikasikan hasil-hasilnya pada para pemakai yang berkepentingan

b. Auditing membutuhkan pendekatan langkah per langkah yang dibentuk dengan perencanaan teliti serta pemilihan dan pelaksanaan teknik yang tepat dengan hati-hati.

c. Keterlibatan audit yaitu mengumpulkan, meninjau, dan mendokumentasikan bukti audit.

Pengauditan Dengan Menggunakan Komputer

Pendekatan ini menggunakan komputer (auditing with the computer) untuk tujuan pengerjaan tahap-tahap program audit yang terinci. Pendekatan ini juga digunakan untuk mengotomatisasi aspek tertentu dalam proses pengauditan. Komputer ditransformasikan pada audit scene selama mereka dapat mengerjakan jumlah fungsi audit, seperti pengujian pengendalian dan pengujian substantive. Auditor dapat menggunakan paket-paket spreadsheet excel, untuk menciptakan spreadsheet yang berisi laporan keuangan dari perusahaan yang diaudit. Pengembangan yang lain adalah template, efek program dan format on screen dengan menggunakan paket software spreadsheet. Template ini memungkinkan auditor untuk mengerjakan tugas yang sebelumnya dikerjakan secara manual.

Sofware Komputer

Audit Software, penggunaan software dalam melaksanakan audit dengan koputer dapat membantu dalam pengujian substantive catatan dan file perusahaan

Tipe software audit yang uama adalah GAS (Generalized Audi Software), yang terdiri dari satu atau lebih program yang applicable pada bernagai situasi audit pada suatu perusahaan.

ACL (Audit Comand Language) merupakan interaktif, yang menghubungkan user dengan computer. ACL membantu auditor untuk untuk menganalisis data klien dengan beberapa fungsi, misalnya attribute sampling, histogram generation, record aging, file comparation, duplicate checking, dan file printing. Yang relative powerful, fleksibel dan mudah dipelajari.sehingga auditor dapat memodifikasi program untuk situasi khusus.

Fungsi audit yang khas yang tersedia pada paket GAS:

a. Extracting data from files, GAS harus mempunyai kemampuan untuk menyuling dan retrieve data dari berbagai struktur, media, dan bentuk catatan file pada saat digunakan untuk mengaudit perusahaan yang bervariasi. Setelah di suling, data diedit dan kemdian ditransfer pada audit work file, penyimpanan data tersedia untuk digunakan dengan program lain yang ada pada GAS

b. Calculating With data,beberapa step dalam audit terdiri dai addition, subtraction, multiplication dan division operation. Contohnya koreksi jurnal dilakuka dengan menjural ulang.

c. Performing comparisons with data, perbandingan mungkin dilakukan untuk menyeleksi data elemen untuk di tes untuk memastikan adanya konsistensi diantara data elemen dan untuk memverifikasi apakah kondisi tertentu telah didapat. GAS seharusnya menyediakan logical operator seperti equal, less than, dan greater than.

d. Sumarizing data, data elements harus sering di ringkas untuk memberikan dasar untuk perbandingan. Contoh: list detail gaji harus diringkas untuk dibandingkan dengan laporan penggajian.

e. Analyzing data, berbagai data harus dianalisis untuk memberikan dasar review atas trend perusahaan. Contohnya, piutang harus ditaksir umurnya utuk menentukan kemungkinan piutang tersebut dapat ditagih.

f.  Reorganizing data, data elemen perlu untuk di sortir atau digabungkan. Contohnya: berbaga produk yang dijual perusahaan boleh mungkin di re-sorted secara ascending berdasar jumlah total penjualan untuk membantu analisis penjualan.

g.  Select sample for testing. Dalam audit, tidak semua data dapat di uji. Sample harus diambil secara random. Contohnya sample customer dapat dipilih secara random dari catatan piutang dagang.

h.  Gathering statistical data, seorang auditor sering membutuhkan data-data statistik. 

Contohnya: mean dan median dari penjualan produk.

i.   Printing Confirmation Request, analyses, and other output

Manfaat GAS:

a.  Memungkinkan auditor untuk mengakses catatan computer yang dapat dibaca untuk berbagai macam aplikasi dan organisasi.

b. Memungkinkan auditor untuk memeriksa lebih banyak data daripada jika auditor masih menggunakan proses manual.

c. Dapat melakukan berbagai macam fungsi audit secara cepat dan akurat, termasuk pemilihan sample secara statistic.

d. Mengurangi ketergantungan pada nonauditing personel untuk melakukan peringkasan data, dengan demikian auditor dapat mengelola pengendalian audit yang lebih baik.

e.   Auditor hanya memerlukan pengetahuan yang cukup (tidak begitu dalam) tentang computer.

Keterbatasan GAS:

GAS tidak memeriksa application programe dan programmed check secara langsung sehingga tidak dapat menggantikan audit –through-the-computer-techniques.

Read More»

Pengendalian Integritas Pemrosesan Dan Ketersediaan

Integritas Pemrosesan

A.     Pengendalian Input

Adanya pengendalian input adalah hal yang penting karena apabila input yang masuk tidak akurat, tidak valid, dan tidak lengkap, maka output dari sistem itu sendiri juga akan menjadi seperti itu juga.

B.      Bentuk Desain

Desain ini diperlukan dalam dokumen sumber dan lainnya untuk menghindari adanya kesalahan dan kelalaian. Dua bentuk utama desain pengendalian:

1. Dokumen sumber harus diberi nomor sebelumnya. Hal ini penting karena dapat menjadi verifikasi bahwa tidak ada dokumen yang hilang.

2. Dokumen turnaround, catatan data perusahaan yang dikirimkan ke pihak luar, kemudian dikirimkan lagi oleh pihak eksternal pada kita untuk diinput pada sistem.Dokumen turnaround ini harus dapat terbaca oleh sistem

C.      Pembatalan dan Penyimpanan Dokumen Sumber

Pembatalan yang dimaksud di sini adalah setiap dokumen sumber yang telah diinput harus ‘dibatalkan’ sehingga tidak dapat diinput ulang karena unsur kesengajaan. Hal ini sebagaimana dilakukan pada cek yang telah diselesaikan harus distempel ‘dibayar’ untuk menandainya. Pembatalan ini bukan berarti pembuangan dokumen, karena masih diperlukan jika ada audit atau semacamnya.

D.     Pengendalian Entri Data

·     Pengecekan field, yaitu menentukan apakah karakter yang ada pada field yang tepat.

· Pengecekan tanda, menentukan apakah pada field yang tersedia terdapat tanda aritmatika.

·    Pengecekan batas, menguji sejumlah numeric dengan nilai tetap.

·   Pengecekan jangkauan, menguji apakah numeric berada di batas tertinggi atau teredah yang telah ditentukan.

·    Pengecekan ukuran, memastikan ukuran data input sesuai dengan fieldnya.

· Pengecekan kelengkapan, memastikan bahwa seluruh item yang diperlukan telah dimasukkan.

·  Pengecekan validitas, membandingkan kode ID atau no rekening dalam transaksi dengan file induk untuk memastikan bahwa rekening tersebut benar-benar ada.

·    Tes kewajaran, menentukan kebenaran hubungan logis dua item data.

·   No ID resmi dapat berisi cek digit sehingga kemudian dapat diprogram sistem untuk menjalankan verifikasi cek digit.

E.     Pengendalian Tambahan Entri Data Pemrosesan Batch

·   Pengecekan berurutan dibutuhkan untuk menguji batch input data berada di urutan alfabetis/numeric yang tepat atau tidak.

·  Adanya log kesalahan yang meneliti adanya kesalahan input data memudahkan pemeriksaan.

·         Total batch merangkum nilai numeric sebuah batch atas catatan input. Tiga total batch yang sering digunakan:

a.      Total finansial, menjumlahkan field yang berisi nilai moneter.

b.      Total hash, menjumlahkan field non-finansial.

c.       Jumlah catatan, jumlah catatan dalam sebuah batch.

F.      Pengendalian Tambahan Entri Data Online

·      Prompting, sistem meminta tiap data input dan menunggu respon yang bisa diterima, memastikan bahwa data yang diperlukan sudah dimasukkan semuanya.

·       Verifikasi closed-loop, mengecek ketepatan data input dengan menggunakannya untuk mengambil dan menampilkan informasi terkait lainnya.

·     Sebuah log transaksi menyertakan catatan detail dari seluruh transaksi, jadi jika dirusak, log tersebut dapat digunakan untuk memulihkan file.

G.       Pengendalian Pemrosesan

·         Pencocokan data, data harus dicocokkan sebelum melakukan sebuah tindakan.

·         Label file, memastikan bahwa file yang benar dan terkini sedang diperbaharui.

a.   Catatan kepala, ditempatkan di awal file, memuat nama file, tanggal kadaluarsa, dan data identifikasi yang lain.

b.   Catatan trailer, diletakkan di akhir file, memuat total batch yang dihitung selama input.

·    Perhitungan ulang total batch, setiap catatan transaksi diproses, total dari batch harus dibandingkan dengan nilai dalam catatan trailer. Adanya perbedaan menandakan adanya kesalahan pemrosesan. Kesalahan transposisi adalah kesalahan jika 2 angka yang berdekatan tertukar secara tidak sengaja.

·         Pengujian saldo cross-footing dan saldo-nol

a.   Pengujian saldo cross-footing membandingkan hasil perhitungan masing-masing metode untuk memastikan ketepatannya.

b.   Pengujian saldo nol memastikan saldo rekening control sama dengan nol setelah seluruh entri dibuat.

·    Mekanisme write-protection, melindungi terhadap penimpaan dan penghapusan file  yang disimpan dalam media magnetic.

H.     Pengendalian Output

·    Pemeriksaan pengguna terhadap output, untuk memastikan bahwa outputnya masuk akal, lengkap, dan penerima yang benar.

·  Prosedur rekonsiliasi, adanya rekonsiliasi secara periodic seluruh transaksi dan laporannya.

·     Rekonsiliasi data eksternal, rekonsiliasi secara periodic dengan data yang dikelola di luar sistem.

·     Pengendalian transmisi data, setiap penerima mendeteksi kesalahan transmisi, ia akan meminta perangkat pengirim mentransmisi ulang data tersebut.

a.    Checksum, pengendalian transmisi data menggunakan hash dari sebuah file untuk memastikan ketepatannya.

b.   Bit paritas, bit ekstra yang ditambahkan ke karakter untuk memastikan ketepatan transmisi.

Ketersediaan

Gangguan proses bisnis karena sistem berakibat pada kerugian keuangan secara signifikan. Organisasi juga memerlukan pengendalian untuk pelanjutan cepat dari operasi normal setelah ada kejadian yang mengganggu sistem.

A.     Meminimalkan Risiko Penghentian Sistem

Penggunaan komponen-komponen yang berulang menyediakan toleransi kesalahan untuk terus berfungsi ketika ada komponen tertentu yang gagal. Teknik toleransi kesalahan yang mencatat data di berbagai disk drive tidak hanya satu untuk mengurangi risiko kehilangan data disebut redundant arrays of independent drives (RAID). Pemasangan program anti spy-ware penting untuk mencegah adanya perangkat lunak yang berbahaya.

B.      Pemulihan dan Penerusan Operasi Normal

Pengendalian preventif tidak dapat mengurangi risiko penghentian sistem secara keseluruhan. Kegagalan perangkat dapat menyebabkan data yang diperlukan tidak dapat diakses. Untuk itu, diperlukan prosedur backup yang sesuai. Backup sendiri berarti salinan file atau program perangkat lunak. Namun, masih ada beberapa hal yang menyebbkan hancurnya seluruh sistem informasi, termasuk backup. Maka organisasi juga memerlukan rencana pemulihan bencana dan kelangsungan bisnis. Ada dua pertanyaan fundamental:

1. Seberapa banyak yang diciptakan ulang dari dokumen sumber atau yang berpotensi kehilangan?

Untuk menjawabnya, diperlukan recovery point objective (RPO) untuk menentukan tujuan titik pemulihan organisasi. RPO sendiri adalah jumlah data yang dimiliki organisasi untuk dimasukkan kembali. Semakin kecil RPO, semakin sering backup dibuat.

2.      Berapa lama organisasi dapat berfungsi tanpa sistem informasi?

Untuk menjawabnya, ditentukanlah recovery time objective (RTO) tujuan waktu pemulihan organisasi. RTO adalah waktu maksimum yang tertoleransi dalam mengembalikan sistem informasi organiasi setelah terjadi bencana, jangka waktu yang diupayakan organisasi untuk berfungsi tanpa sistem informasi.

Institusi penerbangan dan keuangan tidak dapat beroperasi tanpa sistem informasinya atau kehilangan informasi transaksi karena bertujuan bukan untuk segera pulih dari masalah tapi untuk ketahanan. Ketahanan maksimum diperoleh melalui real time monitoring yang melibatkan pemeliharaan dua salinan dari satu database pada dua pusat data terpisah dan memperbarui salinan tersebut secara real time setiap transaksi terjadi.

C.      Prosedur Backup Data

Backup data diperlukan untuk mengantisipasi terjadinya informasi tidak dapat diakses karena kesalahan, namun sistem informasinya masih berfungsi. Backup penuh adalah salinan keseluruhan database. Dua jenis backup parsial harian:

1.   Backup incremental, penyalinan hanya pada item data yang telah berubah sejak backup parsial. Backup incremental memproduksi set up file backup incremental masing-masing mengandung hasil dari transaksi satu hari.

2.   Backup diferensial, penyalinan seluruh perubahan yang dibuat sejak backup penuh terakhir. Setiap file backup diferensial yang baru memuat efek kumulatif dari aktivitas sejak full backup terakhir.

D.     Perencanaan Pemulihan Bencana dan Kelangsungan Bisnis

Rencana pemulihan bencana menjelaskan prosedur pengembalian fungsi TI organisasi akibat kehancuran pusat data. Organisasi memiliki tiga pilihan dasar penggantian infrastruktur TI-nya. Pilihan-pilihan tersebut adalah situs dingin, situs panas, dan adanya rencana kelangsungan bisnis.

E.      Efek dari Virtualisasi dan Komputasi Cloud

Virtualisasi meningkatkan efektivitas dan efisiensi pemulihan bencana dan penerusan operasi normal. Sebuah mesin virtual hanya sekumpulan file perangkat lunak. Komputasi cloud memanfaatkan bank atas server berlebih dalam berbagai lokasi, sehingga turunnya risiko sebuah kerusakan tunggal dapat mengakibatkan hilangnya data dan berhentinya sistem.

Read More»