Dokumen Yang Mendukung Siklus Pengeluaran

Transaksi dan dokumen

Dokumen yang digunakan dalam siklus ini adalah:

Jenis Transaksi	Dokumen yang Digunakan
Pembelian Kredit	Permintaan Pembelian Pesanan Pembelian Laporan Penerimaan Barang Voucher
Pengeluaran Kas	Check
Retur Pembelian	Memo Debit

Permintaan Pembelian:

Permintaan Pembelian digunakan untuk mencatat dokumen permintaan item barang dari bagian gudang ke bagian purchasing. Permintaan pembelian merupakan proses untuk melakukan proses permintaan barang sebelum dilakukannya [Order Pembelian].

Pesanan Pembelian:

Pesanan Pembelian (Purchase Order) adalah dokumen komersial dan tawaran resmi pertama yang dikeluarkan oleh pembeli ke penjual. Pesanan Pembelian (Purchase Order) digunakan untuk mengontrol pembelian produk dan jasa dari supplier.

Laporan penerimaan barang:

Sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Voucher:

Secara umum voucher dapat diartikan jenis alat transaksi penukaran yang bernilai tertentu dengan jangka waktu tertentu. Bisa digunakan untuk alasan tertentu. Dalam beberapa hal berbelanja dengan menggunakan voucher merupakan cara yang paling dirasa praktis.

Cek:

Perintah tertulis nasabah kepada bank untuk menarik dananya sejumlah tertentu atas namanya atau atas unjuk.

Memo debit:

Memo yang dikirim pembeli kepada penjual atas pengembalian barang yang rusak, tidak sesuai pesanan atau harga barang tidak sesuai dengan perjanjian.

Read More»

MRP VS JIT

Material Requirement Planning (MRP) 

adalah suatu teknik yang digunakan untuk perencanaan dan pengendalian item barang (komponen) yang tergantung (dependent) pada item ditingkat (level) yang lebih tinggi. MRP pertama kali ditemukan oleh Joseph Orlicky dari J.I Case Company pada sekitar tahun 1960. Metode MRP bersifat Computer Oriented Approach yang terdiri dari sekumpulan prosedur, aturan-aturan keputusan dan seperangkat mekanisme pencatatan yang dirancang untuk menjabarkan suatu Master Production Schedule (MPS) MRP selalu berkembang sesuai dengan tuntutan perkembangan teknologi dan tututan terhadap sistem perusahaan. Sampai saat ini perkembangan MRP terjadi sampai dengan 4(empat) kali dan tidak tertutup untuk masa yang akan datang MRP akan berkembang terus.

Kelebihan MRP

• Kemampuan memberi harga lebih kompetitif
• Mengurangi harga penjualan
• Mengurangi Inventori
• Pelayanan pelanggan yang lebih baik
• Respon terhadap permintaan pasar lebih baik
• Kemampuan mengubah jadwal induk
• Mengurangi biaya setup
• Mengurangi waktu menganggur
• Memberi catatan kemajuan sehingga manager dapat merencanakan order sebelum pesanan aktual dirilis
• Memberitahu kapan memperlambat akan sebaik mempercepat
• Menunda atau membatalkan pesanan
• Mengubah kuantitas pesanan
• Memajukan atau menunda batas waktu pesanan
• Membantu perencanaan kapasitas

Kelemahan MRP

Problem utama penggunaan sistem MRP adalah integritas data. Jika terdapat data salah pada data persediaan, bill material data/master schedule kemudian juga akan menghasilkan data salah. Problem utama lainnya adalah MRP systems membutuhkan data spesifik berapa lama perusahaan menggunakan berbagai komponen dalam memproduksi produk tertentu (asumsi semua variable). Desain sistem ini juga mengasumsikan bahwa "lead time" dalam proses in manufacturing sama untuk setiap item produk yang dibuat.

Sistem Produksi Just In Time (JIT)

Just In Time atau sering disingkat dengan JIT adalah suatu sistem produksi yang digunakan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan tepat pada waktunya sesuai dengan jumlah yang dikehendakinya.Tujuan sistem produksi Just In Time (JIT) adalah untuk menghindari terjadinya kelebihan kuantitas/jumlah dalam produksi (overproduction), persediaan yang berlebihan (excess Inventory) dan juga pemborosan dalam waktu penungguan (waiting).

Kelebihan Sistem Produksi Just In Time (JIT)

• Tingkat Persediaan atau Stock Level yang rendah sehingga menghemat tempat penyimpanan dan biaya-biaya terkait seperti biaya sewa tempat dan biaya asuransi.
• Bahan-bahan produksi hanya diperoleh saat diperlukan saja sehingga hanya memerlukan modal kerja yang rendah.
• Dengan Tingkat persedian yang rendah, kemungkinan terjadinya pemborosan akibat produk yang ketinggalan zaman, lewat kadaluarsa dan rusak atau usang akan menjadi semakin rendah.
• Menghindari penumpukan produk jadi yang tidak terjual akibat perubahan mendadak dalam permintaan.
• Memerlukan penekanan pada kualitas bahan-bahan produksi yang dipasok oleh Supplier (Pemasok) sehingga dapat mengurangi waktu pemeriksaan dan pengerjaan ulang.

Kelemahan sistem produksi Just In Time (JIT)

• Sistem Produksi Just In Time tidak memiliki toleransi terhadap kesalahan atau “Zero Tolerance for mistakes” sehingga akan sangat sulit untuk melakukan perbaikan/pengerjaan ulang pada bahan-bahan produksi ataupun produk jadi yang mengalami kecacatan. Hal ini dikarenakan tingkat persediaan bahan-bahan produksi dan produk jadi yang sangat minimum.
• Ketergantungan yang sangat tinggi terhadap Pemasok baik dalam kualitas maupun ketepatan pengiriman yang pada umumnya diluar lingkup perusahaan manufakturing yang bersangkutan. Keterlambatan pengiriman oleh satu pemasok akan mengakibatkan terhambatnya semua jadwal produksi yang telah direncanakan.
• Biaya Transaksi akan relatif tinggi akibat frekuensi Transaksi yang tinggi.
• Perusahaan Manufaktring yang bersangkutan akan sulit untuk memenuhi permintaan yang mendadak tinggi karena pada kenyataannya tidak ada produk jadi yang lebih.

Read More»

Perancangan SIA

Suatu sistem informasi akuntansi atau sistem informasi apapun, biasanya dibuat untuk tujuan tertentu. Empat tujuan utama dibangunnya SIA adalah efisiensi, efektifitas, pengendalian, dan senjata strategik.

Efisiensi dan efektifitas berkaitan dengan efisiensi dan efektifitas pengolahan data menjadi informasi, penggunaan informasi yang dihasilkan SIA untuk pengambilan keputusan yang efisien dan efektif, juga penggunaan informasi untuk efisiensi dan efektifitas perusahaan.

Pengendalian adalah tujuan penting digunakannya SIA dalam dunia bisnis dewasa ini. Pengendalian input dan pemrosesan data untuk menghasilkan laporan keuangan yang dapat diandalkan dan bebas dari fraud adalah suatu hal yang sangat penting.

Senjata strategik adalah suatu tujuan yang berkaitan dengan keunggulan kompetitif. Bila sebuah perusahaan memiliki SIA yang dapat menghasilkan informasi yang berkualitas, maka manajemen sudah memiliki keunggulan kompetititf. Berdasar informasi ini, manajemen bisa mengambil suatu keputusan untuk kepentingan strategi.

SIA menjadi senjata strategik dan merupakan keunggulan kompetitif, karena belum tentu setiap perusahaan memiliki SIA dengan kualitas yang sama.

Untuk bisa merancang dan melakukan analisis SIA, maka seseorang memerlukan kemampuan logika akuntansi, konsep peracangan DBMS, dan kemampuan menerjemahkan logika akuntansi kedalam konsep perancangan DBMS.

• Logika Akuntansi

Logika dasar dari akuntansi adalah persamaan akuntansi, yaitu aset = kewajiban + modal. Persamaan dasar inilah yang mendasari penyusunan laporan laba/rugi, perubahan modal, dan neraca yang merupakan hasil akhir dari SIA.

Selain persamaan akuntansi, perlu dipahami juga aliran data dari transaksi, jurnal, buku besar, neraca saldo, hingga menjadi laporan laba/rugi, perubahan modal, dan neraca.

• Perancangan DBMS

Tahapan awal dalam perancangan DBMS adalah penentuan Entitas, Atribut, dan Relationship. Ketiga hal ini merupakan dasar perancangan database dan akan sangat dipengaruhi oleh business rule.

Dalam perancangan DBMS untuk membangun aplikasi SIA, maka business rule adalah segala macam kebijakan akuntansi, pengendalian akuntansi, dan sistem akuntansi.

Setelah Entitas, Atribut, dan Relationship ditentukan, maka tahap selanjutnya adalah merancang ER-Diagram. Setelah merancang ER-Diagram, tahap selanjutnya adalah melakukan normalisasi.

Setelah melakukan perancangan database, maka tahap selanjutnya adalah pembuatan query. Query ini digunakan untuk mengolah data-data yang tersimpan dalam table-tabel sehingga menghasilkan informasi. Bahasa yang digunakan untuk mengolah query adalah SQL.

Read More»

Siklus Pengeluaran

Siklus Pengeluaran merupakan serangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pengolahan data yang berhubungan dengan pembelian dan pembayaran atas barang dan jasa yang dibeli. Pembahasan kali ini memfokuskan pada pembelian bahan baku, barang jadi, perlengkapan dan jasa. Dalam Siklus pengeluaran yang merupakan siklus kedua dari siklus kegiatan pokok perusahaan, terkait empat kejadian ekonomi atau transaksi akuntansi,yaitu pembelian, penerimaan barang, pencatatan utang dan pelunasan utang. Dalam melaksanakan keempat transaksi tersebut, perusahaan menggunakan empat subsistem,yaitu sistem pembelian, sistem penerimaan,sistem pencatatan utang atau sistem voucher,dan sistem pengeluaran kas.

Dalam siklus ini, pihak eksternal yang terlibat dalam pemasok, sedangkan pihak internal yang terkait adalah siklus produksi, siklus pendapatan,dan siklus buku besar dan pelaporan. Bentuk Interaksi antara siklus pengeluaran dan siklus lainnya adalah siklus pengeluaran menerima pemberitahuan dari siklus pendapatan dan sistem produksi tentang kebutuhan barang dan bahan baku,dan juga memberitahu kapan barang tersebut harus diterima.Siklus pengeluaran juga mengirimkan data biaya ke siklus buku besar dan pelaporan untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan dan laporan kinerja. Interaksi tersebut digambarkan secara lengkap pada sebuah diagram konteks yang merupakan level tertinggi dari diagram arus data.

Siklus pengeluaran dapat diselenggarakan secara manual dan berbasis komputer. Perbedaan pokok kedua cara tersebut adalah pada mekanisme pengolahan datanya,sedangkan input dan output yang dihasilkan relative sama.

Tujuan utama dari siklus pengeluaran ini adalah untuk mempermudah pertukaran kas dengan para pemasok untuk barang dan jasa yang dibutuhkan dimana tujuan khusus yang terkandung didalamnya meliputi :

1. Memastikan bahwa seluruh barang dan jasa dipesan sesuai keperluan 

2. Menerima seluruh barang yang dipesan dan menverifikasi bahwa barang tersebut adalah valid dan benar 

3. Menjaga barang tersebut sampai dibutuhkan 

4. Memastikan bahwa faktur yang berhubungan dengan barang dan jasa adalah valid dan benar 

5. Mencatat dan mengklasifikasikan pengeluaran secara cepat dan tepat 

6. Memposkan kewajiban dan pengeluaran kas ke dalam perkiraan pemasok yang tepat di dalam buku besar utang usaha 

7. Memastikan bahwa seluruh pengeluara kas berhubungan dengan pengealuran yang sudah diotorisasi 

8. Menyiapakn seluruh dokumen dan laporan manajerial yang diperlukan yang berhubungan dengan barang atau jasa yang diperoleh

Fungsi dari Siklus Pengeluaran:

1. Mengetahui kebutuhan akan barang tersebut 

2. Menempatkan Pesanan, Menerima dan menyimpan barang 

3. Memastikan validitas kewajiban pembayaran 

4. Menyiapkan pengeluaran kas 

5. Mengelola utang usaha

6. Memposkan transaksi ke dalam buku besar umum 

7. Menyiapkan laporan keuangan dan laporan manajemen yang diperlukan

Read More»

Dokumen Dalam Siklus Pendapatan

Dokumen yang digunakan dalam siklus pendapatan dibagi menjadi dua golongan, yaitu dokumen sumber (source documents) adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam catatan akuntansi, dan dokumen pendukung (corrorating documents atau dokumen penguat) adalah dokumen yang membuktikan validitas terjadinya transaksi.

Surat order pengiriman merupakan dokumen penting untuk memproses penjualan kredit kepada pembeli, berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari:

1. Surat order pengiriman yaitu dokumen yang merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada bagian pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera di atas dokumen tersebut.
2. Tembusan kredit (credit copy) yaitu merupakan dokumen yang digunakan untuk memperoleh status kredit pembeli dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari bagian kredit.
3. Surat pengakuan (acknowledgement copy) yaitu dokumen yang dikirimkan oleh bagian order penjualan kepada pembeli untuk memberitahukan bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman.
4. Surat muat (bill of lading) yaitu dokumen yang digunakan untuk bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkutan umum. Surat muat ini biasanya dibuat rangkap 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum dan 1 lembar disimpan oleh perusahaan setelah ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum.
5. Slip pembungkus (packing slip) yaitu dokumen yang ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan bagian penerimaan pembeli mengidentifikasi barang–barang yang diterimanya.
6. Tembusan gudang (werehouse copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang dikirim kebagian gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang yang tercantum didalamnya.
7. Arsip pengawasan pengiriman (sales order follow-up copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang diarsip oleh bagian order penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan.
8. Arsip indek silang (cross-index file copy) yaitu tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan secara alfabet menurut nama pembeli untuk memudahkan menjawab pertanyaan–pertanyaan dari pembeli mengenai status pesanannya.

Sumber: https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/05/3-3-formulir-atau-dokumen-yang-digunakan-pada-siklus-pendapatan/

Read More»

Komponen Dalam Siklus Pendapatan

Penjualan

Dalam sistem penjualan kredit, fungsi ini bertanggungjawab menerima pesanan dari pelanggan, lalu mencatat pesanan tersebut dalam sistem linkport PDA, dan mengisi surat order pengiriman. Bagian ini juga menerima faktur penjualan yang dihasilkan dari proses penagihan sales.Fungsi ini juga merangkap dengan fungsi penagihan. Setelah memeriksa kesesuaian faktur dengandokumen penagihan sales, kemudian melakukan penagihan kepada pelanggan dengan memberikansalinan faktur penjualan. Fungsi ini juga menerima pembayaran dari pelanggan.

Pencatatan Piutang

Bertanggungjawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksipenjualan kredit. Membuat faktur penjualan, surat pengiriman barang, surat bongkar muat barang,dan laporan penjualan dan menyetorkan laporan tersebut ke kantor pusat. Selain itu, fungsi ini jugabertanggung jawab untuk menginput data dan cetak surat pengiriman barang yang diperolehdatanya dari bagian pengiriman, serta input data dan cetak laporan setoran sales.

Penyimpanan Barang

Bertanggung jawab untuk menyiapkanbarang yang akan dikirim ke pelanggan atas dasar surat bongkar muat barang yang diperoleh darifungsi pencatatan. Barang tersebut kemudian diserahkan ke bagian pengiriman.

Pengiriman

Menerima surat pengiriman barang dan salinan faktur penjualan yangditerima dari funsi pencatatan. Kemudian dokumen tersebut dicocokkan dengan barang yang telahdisiapkan oleh bagian gudang. Setelah mengirim barang dan menyerahkan copyan faktur penjualanke pelanggan, surat pengiriman barang dan faktur penjualan disahkan dan diserahkan ke bagianpencatatan.

Read More»

Tujuan Siklus Pendapatan

•  Tujuan utama siklus pendapatan adalah menyediakan produk yang tepat di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai.

•  Tujuan – tujuan lain :

1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar
2. Semua transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat
4. Semua transaksi dicatat dengan akurat
5. Aset dijaga dari kehilangan ataupun pencurian
6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
7. Mencatat permintaan pejualan secara tepat dan akurat
8. Memverifikasi kelayakan kredit konsumen
9. Memberikan barang atau jasa pada waktu yang tepat dan cara yang benar
10. Mencatat dan mengklasifikasikan penerimaan kas secara tepat dan akurat
11. Membukukan penjualan dan penerimaan kas ke dalam akun konsumen dengan tepat
12. Mengamankan kas sampai dilakukan penyetoran barang

Read More»

Yang Dimaksud Siklus Pendapatan

Siklus pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi terkait yang terus berlangsung dengan menyediakan barang dan jasa ke para pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan – penjualan tersebut.Siklus Pendapatan merupakan prosedur pendapatan dkimulai dari bagian penjualanotorisasi kredit, pengambilan barang, penerimaan barang, penagihan sampai denganpenerimaan kas.

Read More»